Réduire les absences : gérer différemment

Nous avions déjà abordé ce changement ici. Si respecter la loi est un peu plus compliqué qu’avant, voici quelques précisions pour faciliter votre gestion des absences.

Résumé de la Loi

Rappelons qu’on ne peut plus demander aucun type de justificatif (ex. billet du médecin, reçu de parking d’hôpital) pour les absences maladie de 3 jours consécutifs ou moins, sauf si :

• la personne s’absente une 4e fois par période de 12 mois
• la personne s’absente 4 jours de suite, ou plus.

Notez qu’il n’y a pas d’exception prévue en cas d’abus présumé.

Également, aucun certificat médical ne peut plus être demandé pour les absences pour raisons familiales ou parentales. Ceci, peu importe la durée. L’employeur peut toutefois demander d’autres formes de justificatif, par exemple un reçu de parking.

Période de 12 mois : ce n’est pas l’année civile qui compte

En effet, la loi indique clairement que la période de 12 mois commence au 1er congé. Selon un commentaire émis par le ministre du Travail, le « calcul des absences [débute] à compter de la première absence au cours d’une année plutôt qu’à compter du 1er janvier de chaque année ».

Donc la période se calcule en fonction de la période de 12 mois de votre choix, et non l’année financière ou civile (au 1er janvier).

Par exemple, si un employé s’absente trois fois pour de courtes périodes les 20 avril, 26 août et 12  janvier, vous pourrez demander un certificat dès qu’il s’absente après le 20 avril de l’année suivante.

Peut-on demander un billet à la 4e absence ?

Oui, si un employé s’absente un quatrième fois, sur une période de 12 mois, vous avez alors le droit de demander un billet médical, même si l’absence dure moins de trois jours.

Rappelons toutefois que la loi visait à réduire la charge administrative des médecins. Et pour des raisons pratiques, il est recommandé aux employeurs d’intervenir avant la 4e absence. Vaut mieux  alors oublier totalement les billets médicaux sauf pour de très rares exceptions.

Comment gérer les absences sans billet médical ?

Cette nouvelle loi ne vous empêche pas de gérer l’absentéisme. Si vous constatez un abus, vous pouvez toujours intervenir. Par exemple, si une employées « tombe malade » le vendredi avant les vacances deux fois par année. Vous pouvez lui donner un avis disciplinaire ou noter ce problème dans son évaluation de rendement, suivant vos politiques internes.

En même temps, en période de rareté de main-d’oeuvre et de changement générationnel, l’absentéisme est parfois le symptôme d’un malaise plus profond. Améliorer la reconnaissance, la mobilisation et la fidélisation pourrait vous aider à réduire l’absentéisme plus efficacement que la gestion par billets médicaux.

Dans mon prochain billet, nous verrons d’abord quelques trucs pour vous outiller avec la gestion des absences suspectes. Ensuite, nous verrons quelques moyens préventifs pour réduire les absences à long terme.

Pour aller plus loin

• 10 moyens concrets pour gérer et réduire les absences
• Congés de maladie : changements importants à la loi
• Gestion des absences, par le Carrefour RH

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