L’évaluation annuelle sur demande ?

Nous avons vu dans la 1re partie que la seule méthode qui fonctionne en rétroaction formelle est la rétroaction sur demande. Celle ci implique que l’employé·e peut décider quand et comment recevoir la rétroaction. Pour les PME, on parle le plus souvent de l’évaluation du rendement. Comment appliquer cette découverte à l’évaluation annuelle ?

Accord confiance merci retroaction


Les évaluations traditionnelles sont inutiles

Rappelons, comment mentionné dans notre dernier texte, que la rétroaction formelle est souvent inutile. Aujourd’hui, nous verrons comment la remplacer (au moins en partie) par la rétroaction sur demande.

Pour beaucoup de PME et d’OBNL, la seule rétroaction formelle utilisée est l’évaluation de rendement. J’ai donc écrit mon texte sous cet angle.


Comment on fait une évaluation de rendement «sur demande» ?

Le nouveau fonctionnement doit respecter le plus souvent possible ces deux conditions :

1- C’est l’employé·e qui prend l’initiative de la demander 

À part l’obligation de tenir au moins une rencontre par année, tout le reste devrait se faire au moment de son choix (sauf exceptions, voir plus bas). En parallèle, les gestionnaires devraient faire des rappels régulièrement.

2- L’employé·e décide de la formule

Entre autres, il ou elle choisit la longueur de la rencontre, les outils de suivi, sur quoi devrait porter la rétroaction.

L’organisation peut mettre des balises minimales et maximales pour la durée d’une rencontre ou le nombre par an, etc. On peut aussi proposer les outils existants, mais sans s’y limiter. Toutefois, soyez attentifs à laisser des choix, sinon vous perdrez les bienfaits de l’évaluation sur demande.

Les responsables comprendront également qu’on peut continuer d’aborder les points qui sont importants même s’ils n’ont pas été spécifiquement demandés par l’employé·e. Ceci à condition qu’il y ait un bon lien de confiance et que le reste de la rencontre réponde aux besoins de l’employé·e.


Des façons de l’intégrer

La première étape est de former les gestionnaires, pour être aptes à proposer plusieurs façons de faire l’évaluation selon les besoins des membres de leur équipe.

Ensuite, les responsables devront rappeler régulièrement à leur équipe l’importance et les possibilités de l’évaluation annuelle. Voici quelques approches proposées :

  • «C’est une des meilleures façons de progresser, on peut discuter de vos objectifs et de votre avancement dans l’entreprise.»
  • «Rappelez-vous que vous la demandez quand VOUS le souhaitez.» Avec un rappel des paramètres au besoin.
  • «Ces rencontres, ça aide tout le monde en voyant comment on peut tous s’améliorer, vous, moi, l’organisation et l’équipe.»

Si vous hésitez, voyez ce texte du Journal les Affaires et faites un projet-pilote avec un petit groupe test, afin de valider les résultats avant de l’implanter à plus grande échelle.

Dans tous les cas, l’organisation et ses gestionnaires gagnent à démontrer l’importance de ces échanges. Ils sont trop souvent faits trop rapidement et axés sur les processus plutôt que sur l’humain. La nouvelle façon de faire nous oblige à être plus créatifs et à mettre à jour les outils et fonctionnements que l’on a déjà. Et surtout, on remet l’employé·e au premier plan.


Exceptions

Il y a des moments où on doit quand même faire une rétroaction formelle (évaluation annuelle ou autre) :

  • Risque ou règlement : lorsqu’on doit suivre un certain processus ou documenter la rétroaction pour respecter une loi, un règlement. Ex. SST, mesure disciplinaire, règles d’un ordre professionnel.
  • Système de rémunération ou de promotion lié à des pointages ou l’atteinte d’objectifs précis.
  • Culture d’organisation plus traditionnelle, où les personnes qui ne demanderaient pas d’évaluation seraient moins valorisées ou progresseraient moins vite que les autres.
  • Évaluation en fin de période de probation.

À part le premier point, ces exceptions pourraient être remises en question selon la culture de votre organisation.


Et les autres formes de rétroaction ?

Nous parlerons dans un prochain texte des rétroactions immédiates et informelles, comme pour les apprentissages. Entre autres, nous parlerons du «feed-forward».