Voyons ici les « trucs », ces façons concrètes d’appliquer les 4 astuces présentées la semaine dernière, dans le contexte des PME et OBNL.

1. Travaillez dans le calme

Les personnes en télétravail qui profitent d’un environnement plus calme constatent souvent un gain d’efficacité. En effet, la concentration est plus facile lorsqu’on peut contrôler le son ambiant et qu’il y a moins d’interruptions. Au bureau ou en télétravail, on gagne à protéger ce calme autant que possible…

• Diminuer ou éliminer les notifications :
  • mettre le téléphone sur mode avion
  • enlever toute notification sonore, à moins que ça ne soit pour des vraies urgences
  • faire un ménage des notifications dans son téléphone pour ne garder que celles qui sont importantes.
    Voir ici pour Android ou Apple.
• Réduire les sources de distraction :
  • prévoir un lieu et un équipement de travail adéquat, confortables, avec peu de distractions visuelles et sonores
  • réserver les moments les plus calmes de la journée ou de la semaine pour le travail plus exigeant
  • noter par écrit ce qui vous préoccupe avec un moyen fiable de le retrouver plus tard. Je n’y croyais pas, mais ça a changé ma vie !
• Aviser son entourage de ne pas vous déranger, sauf en cas d’urgence :
  • placez une grande affiche « Ne pas déranger », une chaise ou même une plante devant l’entrée de votre espace de travail
  • être ferme : les gens viennent nous déranger par habitude, et on a souvent de la difficulté à dire non. Voir mon prochain texte sur « comment dire non ».

2. Travaillez par petits sprints

• Faire des séries de sprints :
  • adopter la méthode Pomodoro qui prévoit des périodes de 25 minutes de concentration avec 5 minutes de pause
  • utiliser une application ou programmer une sonnerie.
• S’assurer que ce soit de vraies pauses, où cerveau et corps peuvent réellement décrocher des tâches prenantes :
  • trouver des moyens de décrocher plus facilement des écrans, par exemple une récompense qui n’implique pas un écran : faire du tricot ou un sudoku (papier bien sûr!), prendre une marche, jaser avec une collègue…
  • respirer : pratiquer la respiration consciente quelques fois par jour, ou faire quelques aller-retours dans un escalier.

3. Oubliez le multitâche

• Faire les tâches les unes après les autres :
  • décider de ne plus ouvrir plusieurs dossiers en même temps, sur notre ordinateur ou dans notre tête…
  • en parler avec des collègues pour augmenter les chances de maintenir cette intention sur la durée
  • avoir un système de traitement des tâches qui nous convienne, avec des rappels pour ne pas craindre d’oublier quelque chose
  • réviser sa liste des tâches chaque jour, à un moment qui nous convienne – par exemple le matin en arrivant ou le soir avant de partir.

4. Équipez-vous d’applications

Voici les applications et logiciels que j’ai déjà utilisées pour être plus productive. Il y en a plein, n’hésitez pas à demander à vos collègues !

• Prise de notes : Evernote
• Agenda : Microsoft Outlook
• Gestion des priorités : Microsoft To Do
• Prise de rendez-vous en ligne : Calendly
• Communication en équipe: Zoom, Microsoft Teams
• Gestion de projets en équipe : suite Google, Trello